Solicitudes de fondos
Las solicitudes de fondos son el primer paso del proceso de cuentas por rendir. A través de ellas, el colaborador pide un anticipo de dinero para cubrir gastos futuros de una actividad, viaje o proyecto.
¿Qué tipos de solicitud existen?
| Tipo | Descripción | Cuándo usarlo |
|---|---|---|
| VIATICO | Anticipo de fondos para personal interno | Viajes, comisiones de servicio, compras próximas |
| VIATICO TERCEROS | Fondos para personal de otras empresas del grupo | Colaboradores de empresas vinculadas que rinden al mismo centro administrativo |
| REMESA | Fondos para acopiadores y conductores | Gastos de operación en campo donde el saldo sobrante se arrastra al siguiente período |
Crear una solicitud nueva
Paso 1: Acceder al formulario
Desde el menú lateral, haz clic en Solicitudes > Nueva Solicitud.
Paso 2: Seleccionar la política
La política define qué categorías de gasto puedes usar y cuáles son tus límites.
TIP
Si tienes varias políticas asignadas, selecciona la que corresponda a la actividad que vas a realizar. Cada política puede tener diferentes límites y categorías disponibles.
Paso 3: Completar la información
| Campo | Obligatorio | Descripción |
|---|---|---|
| Tipo de solicitud | ✅ | VIATICO, VIATICO TERCEROS o REMESA |
| Fecha de inicio | ✅ | Cuándo comienzan los gastos |
| Fecha de fin | ✅ | Cuándo terminan los gastos |
| Motivo | ✅ | Descripción breve de la actividad o viaje |
| Monto solicitado | ✅ | Monto total que necesitas |
| Prioridad | ✅ | Normal, Urgente o Crítico |
| Moneda | ✅ | Soles (PEN) o Dólares (USD), según configuración |
Paso 4: Adjuntar sustento (opcional pero recomendado)
Puedes adjuntar cotizaciones, presupuestos o cualquier documento que respalde tu solicitud.
Tipos de archivo aceptados:
- PDF, Excel, Word, imágenes (JPG, PNG)
- Tamaño máximo por archivo según configuración de la empresa
Paso 5: Guardar o enviar
| Acción | Descripción |
|---|---|
| Guardar borrador | Guarda la solicitud sin enviarla a aprobación. Podrás editarla después. |
| Enviar | Envía la solicitud al flujo de aprobación. Ya no podrás editarla hasta que sea observada o rechazada. |
Importante
Una vez enviada, la solicitud entrará al flujo de aprobación y no podrá ser modificada hasta que un aprobador la revise.
Ver mis solicitudes
Accede a Solicitudes > Mis Solicitudes para ver todas tus solicitudes.
Estados de solicitud
| Estado | Color | Descripción |
|---|---|---|
| Borrador | Gris | Guardada pero no enviada |
| Pendiente | Amarillo | En espera de aprobación |
| En revisión | Azul | Siendo revisada por un aprobador |
| Observado | Naranja | Requiere correcciones del solicitante |
| Aprobado | Verde | Aprobada, pendiente de desembolso |
| Por desembolsar | Cyan | Aprobada, en cola de pago |
| Pago en proceso | Azul claro | Desembolso en proceso (esperando confirmación con voucher) |
| Desembolsado | Azul oscuro | El pago fue registrado y confirmado |
| Rechazado | Rojo | No aprobada |
| Anulado | Gris oscuro | Cancelada por el solicitante |
| Liquidado | Verde oscuro | Los gastos fueron rendidos |
| Cerrado | Gris | Proceso completo |
Acciones sobre una solicitud
Editar una solicitud
Solo disponible cuando la solicitud está en estado Borrador u Observado.
Reenviar después de observación
Si tu solicitud fue observada, corrige la información y haz clic en "Reenviar" para devolverla al flujo de aprobación.
Anular
Solo disponible para solicitudes en estado Pendiente. Una solicitud anulada no puede recuperarse.
Ver detalle
Accede a toda la información de la solicitud, incluyendo:
- Datos generales
- Archivos adjuntos
- Historial de aprobaciones (Niveles #1, #2, #3)
- Timeline del proceso
Campos personalizados (metadata)
Si tu política tiene campos personalizados definidos por el administrador, aparecerán secciones adicionales en el formulario para capturar información específica (ej: número de vuelo, nombre del proyecto, código de orden de compra, etc.). Estos campos se muestran dinámicamente según la política seleccionada.
Aprobación por enlace de email
Como solicitante, puedes recibir notificaciones cuando tu solicitud es aprobada o rechazada. Si eres aprobador, recibirás un email con un enlace directo para aprobar o rechazar sin necesidad de ingresar al sistema.