Revisar liquidaciones
Como aprobador, también revisas las liquidaciones que los colaboradores envían para rendir sus gastos.
Acceder a la bandeja de liquidaciones
Desde el menú lateral, haz clic en Aprobaciones > Liquidaciones.
Revisar una liquidación
Paso 1: Ver el detalle completo
Haz clic en la liquidación para ver toda la información:
Paso 2: Revisar los gastos
La sección más importante es la tabla de gastos. Revisa:
| Aspecto | Qué verificar |
|---|---|
| Comprobantes | ¿Cada gasto tiene su comprobante adjunto? |
| Validación SUNAT | ¿Los comprobantes electrónicos están validados? |
| Categorías | ¿Cada gasto está en la categoría correcta? |
| Montos | ¿Los montos son coherentes con los comprobantes? |
| Fechas | ¿Los gastos están dentro del período de la liquidación? |
| Centros de costo | ¿La distribución es correcta? |
Paso 3: Revisar gastos individualmente
Puedes aprobar, observar o rechazar gastos individuales dentro de la liquidación sin tener que rechazar todo:
| Acción | Efecto |
|---|---|
| Aprobar gasto | Marca el comprobante como válido |
| Aprobar como reparable | Acepta el gasto pero lo marca como no deducible |
| Observar gasto | El colaborador debe corregir o reemplazar ese comprobante |
| Rechazar gasto | El gasto se elimina de la liquidación y se descuenta del total rendido |
Paso 4: Previsualizar comprobantes
Puedes ver los comprobantes adjuntos sin descargarlos:
Los archivos se almacenan en un File Gateway externo y se accede mediante enlaces temporales seguros.
Formatos soportados:
- Imágenes (JPG, PNG)
- Excel (vista simplificada)
Paso 5: Verificar compensaciones
El sistema calcula automáticamente las compensaciones:
Tipos de compensación:
- Devolución a empresa: El colaborador recibió más de lo que gastó
- Reembolso al colaborador: El colaborador gastó más de lo que recibió
- Arrastre de saldo: El saldo se mantiene para la siguiente liquidación
- Neteo: Se compensa una devolución contra un reembolso (ver Neteo)
Estados de compensación
| Estado | Descripción |
|---|---|
| Registrado | Compensación creada, pendiente de verificación |
| Verificado | Tesorería verificó el pago o depósito |
| Rechazado | No aceptada (con motivo) |
| Pendiente | Esperando aprobación de tesorería |
Tomar una decisión
Aprobar
Si los gastos son válidos y están correctamente documentados:
- Haz clic en "Aprobar"
- Agrega un comentario (opcional)
- Confirma
Observar
Si hay gastos que necesitan corrección:
- Haz clic en "Observar"
- Indica específicamente qué gastos tienen problema y por qué (obligatorio)
- Confirma
Rechazar
Si la liquidación no es válida:
- Haz clic en "Rechazar"
- Explica el motivo (obligatorio)
- Confirma
Workflow de aprobación de liquidaciones
Las liquidaciones pueden tener su propio flujo de aprobación, independiente del de solicitudes:
Solicitud enviada
↓
Pendiente de aprobación (Aprobador Nivel 1)
↓
En revisión (Aprobador Nivel 2, si el monto supera umbral)
↓
Aprobada
↓
Envío a Tesorería para cierreCondicionales por monto
Los workflows pueden tener pasos adicionales que se activan según el monto total de la liquidación. Por ejemplo, liquidaciones mayores a S/ 10,000 podrían requerir aprobación del Gerente Financiero.