Crear liquidaciones
La liquidación es el documento final que consolida todos los gastos rendidos y calcula las diferencias entre lo recibido y lo gastado.
¿Qué es una liquidación?
Una liquidación agrupa:
- Los gastos (facturas, boletas, comprobantes) que rendiste
- Las solicitudes de fondos vinculadas
- El cálculo automático de diferencias:
- Si gastaste menos de lo recibido → Devolución a la empresa
- Si gastaste más de lo recibido → Reembolso al colaborador
Tipos de liquidación
| Tipo | Descripción | Cuándo usarlo |
|---|---|---|
| Liquidación con Solicitud | Vinculada a un VIATICO o REMESA | Flujo estándar: rindes los fondos que solicitaste previamente |
| CAJA CHICA | Liquidación de gastos de caja chica | Gastos pagados con fondos de caja chica (sin solicitud previa) |
| REEMBOLSO | Liquidación de gastos pagados de bolsillo | Gastos que pagaste tú mismo y pides que se te devuelvan (sin solicitud previa) |
Crear una liquidación normal
Paso 1: Acceder al formulario
Desde el menú lateral, haz clic en Gastos > Liquidaciones > "Nueva Liquidación".
Paso 2: Seleccionar solicitudes a liquidar
- Se mostrarán tus solicitudes desembolsadas que aún no han sido liquidadas
- Selecciona las que deseas incluir en esta liquidación
- Puedes liquidar múltiples solicitudes en una sola liquidación
Paso 3: Completar información general
| Campo | Obligatorio | Descripción |
|---|---|---|
| Motivo del informe | ✅ | Descripción general de la liquidación |
| Fecha de inicio | ✅ | Período que cubren los gastos |
| Fecha de fin | ✅ | Fecha final del período |
Paso 4: Agregar gastos a la liquidación
- Se muestran tus gastos registrados que no han sido liquidados
- Selecciona los que corresponden a las solicitudes
- Cada gasto muestra su categoría, monto y estado de validación SUNAT
Coherencia de moneda
Todos los gastos de una liquidación deben estar en la misma moneda que las solicitudes vinculadas. El sistema valida esto automáticamente.
Paso 5: Revisar montos
Antes de crear, revisa el resumen de montos:
El sistema calcula automáticamente:
- Total recibido: Suma de montos desembolsados de las solicitudes
- Total rendido: Suma de los gastos seleccionados
- Diferencia: Lo que debes devolver o te deben reembolsar
Paso 6: Crear la liquidación
Haz clic en "Crear Liquidación". La liquidación quedará en estado Borrador para que puedas editarla antes de enviarla.
Editar una liquidación en borrador
Mientras la liquidación esté en Borrador, puedes:
- Agregar o quitar gastos
- Modificar el motivo del informe
- Cambiar las fechas
- Editar información de gastos individuales
Enviar a revisión
Cuando estés listo, haz clic en "Enviar a revisión". La liquidación entrará al flujo de aprobación.
WARNING
Una vez enviada, no podrás modificar la liquidación hasta que sea observada, rechazada o aprobada.
Timeline de la liquidación
Cada liquidación tiene un timeline que muestra todo el historial de eventos:
- Cuándo se creó y quién lo hizo
- Cuándo se envió a revisión
- Cada aprobación/rechazo/observación con comentarios
- Cuándo se generaron las compensaciones
- Cuándo se sincronizó con el ERP
- Cuándo se cerró
Estados de liquidación
| Estado | Color | Descripción |
|---|---|---|
| Borrador | Gris | En construcción, editable |
| Pendiente | Amarillo | Enviada, en espera de aprobación |
| En revisión | Azul | Siendo revisada por un aprobador |
| Observado | Naranja | Requiere correcciones |
| Aprobado | Verde | Aprobada, pendiente de compensaciones |
| Pendiente compensaciones | Cyan | Esperando verificación de compensaciones |
| Error compensaciones | Rojo claro | Error al procesar compensaciones |
| Compensaciones listas | Verde claro | Compensaciones verificadas |
| Listo provisión | Azul claro | Lista para provisión contable |
| Provisionado | Celeste | Provisión contable generada en ERP |
| Aplicado | Verde oscuro | Asientos aplicados en ERP |
| Error provisión | Rojo | Error al sincronizar provisión |
| Error aplicación | Rojo | Error al aplicar asientos |
| Liquidado | Verde oscuro | Todo completado, pendiente de cierre |
| Cerrado | Gris | Proceso completo y archivado |
| Rechazado | Rojo | No aprobada |
| Anulado | Gris oscuro | Cancelada |
Crear liquidación de Caja Chica
- Ve a Gastos > Liquidaciones > "Nueva Liquidación"
- Selecciona el tipo "Caja Chica"
- Selecciona la caja chica correspondiente
- Agrega los gastos libres que se pagaron con esa caja chica
- Revisa el resumen y crea la liquidación
Crear liquidación de Reembolso Directo
- Ve a Gastos > Liquidaciones > "Nueva Liquidación"
- Selecciona el tipo "Reembolso Directo"
- Agrega los gastos libres que pagaste de tu bolsillo
- El sistema calculará el monto de reembolso (total rendido)
- Revisa y crea la liquidación
Liquidaciones con múltiples solicitudes
Puedes consolidar varias solicitudes desembolsadas en una sola liquidación. Esto es útil cuando un colaborador recibió múltiples adelantos para una misma actividad.
- En el paso de selección, marca todas las solicitudes que deseas incluir
- El sistema suma automáticamente los montos recibidos
- Todos los gastos seleccionados se agrupan en una sola liquidación
Neteo y arrastre de saldo
Si después de la liquidación un colaborador tiene tanto una devolución a empresa como un reembolso pendiente, el sistema permite netear (compensar) ambos montos para reducir transacciones.
Ver más en Neteo de Compensaciones.
Ver el informe de liquidación
Una vez aprobada, puedes generar el informe de liquidación en formato PDF.
El informe incluye:
- Datos del colaborador y empresa
- Detalle de todas las solicitudes vinculadas
- Tabla completa de gastos con categoría, fecha, comprobante y monto
- Anexo DJ: Declaraciones juradas incluidas
- Anexo PM: Planillas de movilidad
- Resumen de compensaciones (devolución o reembolso)
- Espacio para firmas