Caja chica y reembolsos

Cajas chicas

Las cajas chicas son fondos fijos asignados a áreas o responsables para cubrir gastos operativos menores sin necesidad de pasar por el flujo de solicitudes individual.

¿Qué es una caja chica?

Una caja chica tiene:

• Un monto configurado (límite máximo del fondo)
• Un responsable asignado
• Un centro de costo asociado
• Una moneda (PEN o USD)

Ver mis cajas chicas

Accede a Configuración > Cajas Chicas (solo administradores y responsables asignados).

Registrar gastos de caja chica

Los gastos de caja chica se registran como gastos libres y luego se agrupan en una liquidación de tipo Caja Chica.

1. Ve a Gastos > Mis Gastos > pestaña "Gastos Libres"
2. Registra cada gasto con su comprobante
3. Ve a Gastos > Liquidaciones > "Nueva Liquidación"
4. Selecciona tipo "Caja Chica"
5. Selecciona la caja chica correspondiente
6. Agrega los gastos registrados

Sincronización desde ERP

Las cajas chicas se pueden importar desde el ERP:

1. Ve a Configuración > Cajas Chicas
2. Haz clic en "Sincronizar desde ERP"
3. El sistema importa las cajas chicas (fondos fijos) configuradas en Odoo/Nisira
4. Se crean o actualizan automáticamente con sus datos contables

Cada caja chica sincronizada incluye:

• Cuenta contable ERP: Cuenta del plan contable asociada
• Journal ERP: Diario contable para movimientos
• Journal reposición: Diario contable para reposiciones

Reposición de caja chica

Cuando el saldo de la caja chica se agota, Tesorería puede reponer el fondo.

1. Ve a Configuración > Cajas Chicas
2. Busca la caja chica que necesitas reponer
3. Haz clic en "Reponer"
4. Ingresa el monto de reposición
5. Selecciona la cuenta bancaria de origen (cuenta desde donde se transferirá)
6. Ingresa la referencia de pago
7. Confirma la reposición

INFO

La reposición incrementa el saldo actual de la caja chica. El monto configurado (límite) no cambia.

Reembolsos directos

El reembolso directo permite al colaborador rendir gastos que pagó de su propio bolsillo sin haber solicitado un adelanto previamente.

¿Cuándo usar reembolso directo?

• Pagaste un gasto urgente de tu bolsillo y necesitas que te lo devuelvan
• El gasto no estaba contemplado en una solicitud de fondos
• Necesitas rendir un gasto puntual sin crear una solicitud

Proceso de reembolso directo

Paso 1: Registrar los gastos

1. Ve a Gastos > Mis Gastos > pestaña "Gastos Libres"
2. Haz clic en "Nuevo Gasto"
3. Completa los datos del comprobante
4. El sistema marca automáticamente el gasto como "Sin solicitud previa"

Paso 2: Crear la liquidación

1. Ve a Gastos > Liquidaciones > "Nueva Liquidación"
2. Selecciona tipo "Reembolso Directo"
3. Agrega los gastos libres registrados
4. El sistema calcula el monto total de reembolso

Paso 3: Enviar a aprobación

1. Revisa los montos y datos
2. Haz clic en "Enviar a revisión"
3. La liquidación entra al flujo de aprobación

Paso 4: Recepción del reembolso

1. Una vez aprobada, Tesorería procesa el pago
2. Se genera una compensación de tipo REEMBOLSO_A_USER
3. Recibes una notificación cuando el pago es registrado

Diferencias entre Caja Chica y Reembolso Directo

Característica	Caja Chica	Reembolso Directo
Fuente del dinero	Fondo pre-asignado del área	Bolsillo del colaborador
Responsable	Responsable de la caja	El propio colaborador
Compensación	Reposición del fondo a la caja	Pago directo al colaborador
Límite	Monto configurado de la caja	Según política del colaborador
Centro de costo	Asociado a la caja	Según distribución del gasto