Políticas de gasto
Las políticas de gasto son el núcleo de las reglas de negocio del sistema. Definen qué puede gastar cada colaborador, cuánto puede gastar y bajo qué reglas.
¿Qué es una política?
Una política es un contenedor de reglas que incluye:
- Límites de gasto (mensuales, diarios)
- Categorías de gasto permitidas (Taxi, Hotel, Alimentación, etc.)
- Grupos para organizar categorías (Movilidad, Hospedaje, Alimentación)
- Flujos de aprobación asociados
- Campos personalizados para formularios
Accede a Configuración > Políticas para gestionar las políticas.
Crear una política nueva
Paso 1: Información general
Haz clic en "Nueva Política" y completa:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Nombre | Nombre descriptivo (ej: "Administrativo Negociador") |
| Código | Identificador único (ej: "ADMIN-NEG") |
| Tipo | Tipo de política |
| Límite mensual total | Monto máximo que puede gastar un colaborador con esta política en un mes |
| Workflow | Flujo de aprobación que se aplicará |
| Activo | Si la política está disponible para asignar |
Paso 2: Configurar grupos de gasto
Los grupos organizan visualmente las categorías de gasto.
- Ve a la sección "Grupos" dentro de la política
- Haz clic en "Agregar grupo"
- Completa nombre y código
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Nombre | Nombre del grupo (ej: "Movilidad", "Hospedaje", "Alimentación") |
| Código | Identificador único del grupo |
| Activo | Si el grupo está disponible |
Paso 3: Configurar categorías de gasto
Las categorías son los tipos específicos de gasto que el colaborador puede registrar.
- Dentro de un grupo, haz clic en "Agregar categoría"
- Completa la información de la categoría:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Nombre | Nombre de la categoría (ej: "Taxi", "Hotel", "Comidas") |
| Cuenta contable | Cuenta contable asociada para el asiento (mapeo ERP) |
| Límite diario | Monto máximo por día (opcional) |
| Límite mensual | Monto máximo por mes (opcional) |
| Requiere auditoría | Si la categoría requiere validación adicional |
| Flexible | Si permite gastos que excedan el límite (solo alerta, no bloquea) |
| Es fondo fijo | Si la categoría es de fondo fijo recurrente |
| Requiere boleta 2.0 | Si exige comprobante electrónico validado |
| Deducible | Si el gasto es deducible tributariamente (marcar como "No deducible" si no) |
Flag Deducible
El flag "Deducible" determina el tratamiento tributario del gasto. Si una categoría es no deducible, los gastos registrados se marcarán automáticamente como "reparables" (no aceptados para efectos tributarios).
Relación entre límites
- El límite mensual total de la política aplica a TODAS las categorías combinadas
- El límite mensual de una categoría aplica solo a esa categoría
- El límite diario aplica por día y por categoría
Paso 4: Configurar campos personalizados
Puedes agregar campos adicionales al formulario de gasto según la política:
- Ve a la sección "Campos personalizados"
- Haz clic en "Agregar campo"
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Nombre | Nombre del campo (ej: "Número de pasajeros", "Proyecto asociado") |
| Tipo | Tipo de dato: Texto, Número, Fecha, Booleano, Lista de opciones |
| Obligatorio | Si el campo es requerido |
| Opciones | Para tipo "Lista", las opciones disponibles |
Comportamiento en tiempo real
Los campos personalizados se muestran dinámicamente en los formularios de solicitud y gasto según la política seleccionada. Los valores ingresados se almacenan en el campo metadata de la solicitud o gasto, y fluyen a través de todo el proceso hasta la contabilidad.
Validación automática de políticas
Cuando un colaborador registra un gasto o envía una solicitud, el sistema valida automáticamente:
- Límites mensuales por política y por categoría
- Límites diarios por categoría
- Disponibilidad de la categoría para el colaborador
- Boleta 2.0 obligatoria según configuración
Si algún límite se excede, el sistema muestra una alerta. En modo flexible, permite continuar con advertencia; en modo estricto, bloquea el registro.
Editar una política
- Ve a Configuración > Políticas
- Haz clic en "Editar" en la política deseada
- Modifica los campos necesarios
- Guarda los cambios
WARNING
Cambios en límites y categorías afectan a todos los colaboradores asignados a esta política. Los cambios no aplican retroactivamente a gastos ya registrados.
Duplicar una política
Para crear una política similar a una existente:
- Haz clic en "Duplicar" en la política base
- Modifica el nombre, código y ajustes necesarios
- Guarda
Esto copia todos los grupos, categorías y campos personalizados.
Asignar políticas a colaboradores
- Ve a Configuración > Colaboradores (o al perfil del colaborador)
- Selecciona el colaborador
- Asigna la política desde la sección "Políticas asignadas"
Un colaborador puede tener múltiples políticas asignadas. Por ejemplo:
- "Administrativo Negociador" para viajes de negocios
- "Gastos de Oficina" para gastos operativos diarios
Eliminar una política
- Haz clic en "Eliminar" en la política
- Confirma la eliminación
WARNING
Solo se pueden eliminar políticas que no tengan:
- Colaboradores asignados
- Solicitudes asociadas
- Gastos registrados