Flujos de aprobación (Workflows)

Los workflows definen quién aprueba las solicitudes y liquidaciones, en qué orden y bajo qué condiciones.

¿Qué es un workflow?

Un workflow es una secuencia de pasos de aprobación reutilizable que se asigna a políticas de gasto o directamente a colaboradores.

Accede a Configuración > Workflows para gestionar los flujos.

Crear un workflow nuevo

Paso 1: Información general

Haz clic en "Nuevo Workflow" y completa:

Campo	Descripción
Nombre	Nombre descriptivo (ej: "Flujo Gerencial")
Código	Identificador único (ej: "WF-GER")
Descripción	Descripción del flujo
Omitir si es aprobador	Si el solicitante es aprobador en su propio flujo, se omite su paso automáticamente
Aplica a	Solicitudes, Liquidaciones, o Ambos
Activo	Si el workflow está disponible para asignar

Paso 2: Agregar aprobadores

Cada paso del workflow define un aprobador:

1. Haz clic en "Agregar paso" o "Agregar aprobador"
2. Configura el paso:

Campo	Descripción
Orden	Número de paso (1, 2, 3...). Se ejecutan en orden
Tipo de aprobador	ROL (cualquier persona con ese rol) o COLABORADOR (persona específica)
Rol	Si el tipo es ROL, selecciona el rol (ej: "Jefe de Área", "Gerente Financiero")
Colaborador	Si el tipo es COLABORADOR, selecciona la persona específica
Límite de monto	Condición: este paso se activa solo si se supera un monto

Paso 3: Configurar condicionales por monto

Los aprobadores pueden activarse condicionalmente según los montos:

Condicional	Cuándo se activa
Límite de gasto individual	Si un gasto individual supera el umbral
Límite de liquidación	Si el total de la liquidación supera el umbral
Límite de solicitud	Si la solicitud de fondos supera el umbral

Ejemplo de flujo condicional:

Paso 1: Jefe Directo (siempre)
Paso 2: Gerente de Área (si monto > S/ 5,000)
Paso 3: Gerente Financiero (si monto > S/ 15,000)
Paso 4: Gerente General (si monto > S/ 50,000)

Omitir si es aprobador

Si marcas "Omitir si es aprobador", cuando un colaborador que también es aprobador en el workflow envía su propia solicitud, su paso de aprobación se salta automáticamente. Por ejemplo:

• Workflow: Jefe Directo → Gerente → Finanzas
• Si el Gerente envía una solicitud, el paso de Gerente se omite y pasa directamente a Finanzas

Paso 4: Guardar el workflow

Revisa todos los pasos y haz clic en "Guardar".

Editar un workflow

1. Ve a Configuración > Workflows
2. Haz clic en "Editar" en el workflow
3. Puedes:
   • Agregar nuevos pasos
   • Reordenar pasos cambiando el número de orden
   • Modificar aprobadores existentes
   • Eliminar pasos
4. Guarda los cambios

WARNING

Los cambios en un workflow no afectan las solicitudes que ya están en proceso de aprobación. Aplican solo a nuevas solicitudes.

Asignar un workflow

A una política de gasto

1. Ve a Configuración > Políticas
2. Edita la política
3. En el campo "Workflow", selecciona el flujo
4. Guarda

Todas las solicitudes y liquidaciones con esta política seguirán el workflow asignado. Un workflow puede aplicarse a solicitudes, liquidaciones, o ambos según la configuración.

Al crear una solicitud (override)

El colaborador puede seleccionar un workflow distinto al de su política al momento de crear la solicitud (campo "Workflow" en el formulario). Esto permite manejar excepciones sin modificar la configuración.

A un colaborador (excepción)

Un colaborador puede tener un workflow específico que sobrescribe el de su política:

1. Ve al perfil del colaborador
2. En la sección de workflows, asigna el flujo excepcional
3. Guarda

TIP

Esto es útil para manejar excepciones. Por ejemplo, un colaborador senior cuyo flujo de aprobación es más corto que el de la política general.

Eliminar un workflow

1. Haz clic en "Eliminar" en el workflow
2. Confirma

WARNING

Solo se pueden eliminar workflows que no estén asignados a políticas ni tengan solicitudes en proceso.