Registrar gastos
El registro de gastos es el proceso mediante el cual el colaborador rinde los comprobantes de las compras realizadas con los fondos recibidos.
Acceder a Mis Gastos
Desde el menú lateral, haz clic en Gastos > Mis Gastos.
La página tiene dos pestañas:
| Pestaña | Descripción |
|---|---|
| Con Adelantos | Gastos vinculados a solicitudes aprobadas y desembolsadas |
| Gastos Libres | Gastos registrados sin solicitud previa (caja chica, reembolsos directos) |
Registrar un nuevo gasto
Paso 1: Acceder al formulario
Haz clic en el botón "Nuevo Gasto" desde la pestaña correspondiente.
Paso 2: Datos del comprobante
| Campo | Obligatorio | Descripción |
|---|---|---|
| Tipo de documento | ✅ | Factura, Boleta, Nota de Crédito, Declaración Jurada, Planilla de Movilidad, etc. |
| Serie | ✅ | Serie del comprobante (ej: F001, B001) |
| Número | ✅ | Correlativo del comprobante |
| RUC del emisor | ✅ | RUC de 11 dígitos del emisor |
| Fecha de emisión | ✅ | Fecha del comprobante |
| Categoría de gasto | ✅ | Clasificación según tu política (ej: Taxi, Hotel, Alimentación) |
Paso 3: Validar con SUNAT
Para facturas electrónicas, puedes validar el comprobante directamente con SUNAT.
La validación verifica:
- Que el comprobante existe en SUNAT
- Que el RUC del emisor está activo
- Que la condición de domicilio es válida
Umbral de validación
La validación automática con SUNAT puede estar configurada para montos superiores a un umbral definido por tu administrador.
Paso 4: Montos detallados
Dependiendo del tipo de comprobante, puedes desglosar los montos:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Monto base | Monto sin impuestos |
| IGV | Impuesto General a las Ventas (18%) |
| Monto total | Total del comprobante (se calcula automáticamente o se ingresa manual) |
| Percepción | Adicional que aplica en ciertos comprobantes |
| Retención | Retención aplicada |
| Detracción | Monto sujeto a detracción del sistema de pago |
Paso 5: Marcar como no deducible (opcional)
Si el gasto no es deducible tributariamente (ej: gastos sin comprobante válido, multas, etc.), puedes marcarlo como "No deducible" o "Reparable". Esto afecta el tratamiento contable del gasto.
Paso 6: Agregar comprobante (archivo)
Adjunta la foto o PDF del comprobante físico.
Paso 7: Guardar
Haz clic en "Guardar" para registrar el gasto. El estado inicial será Registrado.
Estados de un gasto
| Estado | Color | Descripción |
|---|---|---|
| Registrado | Gris | Recién ingresado |
| Validado | Verde | Aprobado por validación/control |
| Observado | Naranja | Tiene alguna observación que corregir |
| Rechazado | Rojo | No aceptado |
| Reparable | Amarillo | Aprobado como no deducible (reparable) |
| Liquidado | Azul | Incluido en una liquidación cerrada |
Revisión individual de gastos por aprobadores
Los aprobadores pueden revisar gastos individuales dentro de una liquidación (no solo la liquidación completa). Desde el detalle de la liquidación, pueden:
| Acción | Descripción |
|---|---|
| Aprobar gasto | Validar que el comprobante es correcto |
| Aprobar como reparable | Aceptar el gasto pero marcarlo como no deducible |
| Observar gasto | Pedir correcciones sobre un gasto específico |
| Rechazar gasto | Rechazar un comprobante específico |
Esto permite una revisión granular sin tener que rechazar toda la liquidación.
Gastos libres (sin solicitud)
Los gastos libres son aquellos que se registran sin una solicitud de fondos previa. Esto es útil para:
- Caja chica: Gastos pagados con fondo de caja chica del área
- Reembolso directo: Gastos que el colaborador pagó de su bolsillo y pide reembolso sin haber solicitado un adelanto
Registrar un gasto libre
- Ve a Gastos > Mis Gastos > pestaña "Gastos Libres"
- Haz clic en "Nuevo Gasto"
- Marca la opción "Sin solicitud previa" o "Gasto libre"
- Completa los datos del comprobante normalmente
- Guarda el gasto
Alerta de solicitudes pendientes
Si tienes solicitudes de fondos pendientes de liquidar, el sistema te alertará de que deberás liquidarlas antes de poder crear una liquidación de gastos libres.