Revisar solicitudes
Como aprobador, tu función es revisar las solicitudes de fondos que llegan a tu bandeja de aprobación y tomar una decisión: aprobar, observar o rechazar.
Acceder a tu bandeja de aprobación
Desde el menú lateral, haz clic en Aprobaciones > Solicitudes.
La página tiene dos pestañas:
- Pendientes: Solicitudes que requieren tu acción
- Historial: Solicitudes que ya revisaste (aprobadas, rechazadas, observadas)
Revisar una solicitud
Paso 1: Ver el detalle
Haz clic en el código de la solicitud o en el botón "Ver" para acceder al detalle completo.
Paso 2: Revisar la información
Puntos clave a verificar:
| Aspecto | Qué revisar |
|---|---|
| Motivo | ¿La justificación es clara y válida? |
| Monto | ¿Está dentro de los límites de la política del solicitante? |
| Fechas | ¿El período es coherente con la actividad? |
| Sustentos | ¿Los archivos adjuntos respaldan la solicitud? |
| Prioridad | ¿La urgencia declarada es justificada? |
Paso 3: Verificar políticas y límites
El sistema muestra información de contexto sobre los límites del solicitante:
TIP
Si la solicitud excede los límites de la política, el sistema mostrará una alerta. Tú decides si aun así procedes con la aprobación o no.
Tomar una decisión
Flujos condicionales por monto
Los workflows pueden tener pasos adicionales que se activan según el monto:
| Condición | Ejemplo |
|---|---|
| Si monto > umbral | Monto > S/ 5,000 → se activa paso del Gerente |
| Si gasto individual > umbral | Un gasto específico > S/ 1,000 → requiere validación adicional |
| Si es primera solicitud del colaborador | Puede requerir aprobación extra |
El sistema te indica claramente en qué nivel del flujo (#1, #2 o #3) te encuentras y si hay aprobaciones pendientes anteriores o siguientes.
Aprobar
Si la solicitud cumple con las políticas y está bien sustentada:
- Haz clic en "Aprobar"
- Escribe un comentario (opcional pero recomendado)
- Confirma la aprobación
Observar
Si la solicitud tiene información incompleta o errores que el solicitante debe corregir:
- Haz clic en "Observar"
- Escribe el motivo de la observación (obligatorio)
- Confirma la observación
El solicitante recibirá una notificación con tu observación y deberá corregir la información antes de reenviar.
Rechazar
Si la solicitud no cumple con las políticas o no está justificada:
- Haz clic en "Rechazar"
- Escribe el motivo del rechazo (obligatorio)
- Confirma el rechazo
Escalamiento automático
Si una solicitud permanece sin revisar por un tiempo (configurable por empresa, ej: 48 horas), el sistema puede escalar la notificación a un aprobador de nivel superior o al administrador.
Este tiempo se configura en Configuración > Parámetros con la clave email_tiempo_escalamiento.
Aprobación por enlace de email
Puedes aprobar o rechazar solicitudes directamente desde el email sin necesidad de ingresar al sistema. Este mecanismo aplica tanto para solicitudes como para liquidaciones mediante tokens públicos únicos.
Proceso de aprobación por email
- Recibes un email con el asunto "Solicitud [código] requiere tu aprobación"
- El email contiene un resumen de la solicitud
- Haz clic en "Aprobar" o "Rechazar"
- Se abre una página web simple donde puedes agregar un comentario
- Confirma tu decisión
Seguridad
Los enlaces de aprobación son de un solo uso y tienen un token único. No los reenvíes a otras personas.
Historial de aprobaciones
Accede a la pestaña "Historial" para ver todas las solicitudes que ya revisaste.
Puedes filtrar por:
- Fecha de tu intervención
- Tipo de decisión (aprobado, rechazado, observado)
- Solicitante